Je suis un déclarant non-client et j’ai reçu un e-mail afin de soumettre un certificat de retenue fiscale approprié. Comment puis-je savoir ce qu’est un certificat de retenue fiscale approprié ?
Un certificat de retenue fiscale approprié peut être l’un des formulaires suivants :
- Pour les déclarants américains : le formulaire W-9 de l’administration fiscale (IRS)
- Pour les déclarants non-américains : un formulaire W-8 approprié de l’IRS (voir plus bas les types de formulaires W-8 afin de déterminer lequel est adapté à votre situation)
Informations pertinentes concernant les certificats de retenue fiscale appropriés :
- Formulaire W-9 : soumettez le formulaire W-9 si vous êtes un partenaire, une société, une entreprise, une association ou un fonds d’investissement et que vous avez été constitué ou êtes organisé aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis. Pour davantage d’informations, visitez le site web de l’IRS.
- Formulaire W-8BEN-E : soumettez le formulaire W-8BEN-E si vous êtes une entité non américaine autre que celles ayant l’obligation de soumettre les formulaires de certains cas particuliers (voir les informations ci-dessous concernant les formulaires W-8IMY, W-8EXP et W-8ECI). Pour davantage d’informations, visitez le site web de l’IRS.
- Formulaires W-8 de cas particuliers
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- Formulaire W-8IMY : soumettez le formulaire W-8IMY si vous êtes une entité non américaine qui agit comme intermédiaire en matière de distribution. Pour davantage d’informations, visitez le site web de l’IRS.
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- En plus du formulaire W-8IMY, veuillez soumettre tout certificat de retenue pertinent pour le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) de l’intermédiaire et/ou un document de déclaration de retenue pertinent, le cas échéant.
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- Formulaire W-8EXP : soumettez le formulaire W-8EXP si vous êtes un gouvernement non américain, une organisation internationale, une banque centrale non américaine, une organisation non américaine exonérée d’impôt, une fondation privée non américaine ou le gouvernement d’une propriété américaine réclamant l’applicabilité de certaines exonérations fiscales. Pour davantage d’informations, visitez le site web de l’IRS.
- Formulaire W-8ECI : soumettez le formulaire W-8ECI si vous êtes un individu non américain et que vous indiquez que vos revenus sont liés à des échanges ou une activité aux États-Unis. Pour plus d’informations, visitez le site web de l’IRS.
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Comment puis-je déterminer quel formulaire de retenue fiscale s’applique à ma situation ?
Le tableau ci-dessous présente les différents formulaires américains de retenue fiscale applicables à différents scénarios :
| Entité individuelle / juridique | Résidence fiscale | Circonstances | Formulaire applicable |
| Individu | Américain | Individus qui sont des résidents fiscaux américains | W-9 |
| Individu | Non américain | Individus qui ne sont pas des résidents fiscaux américains | W-8BEN |
| Entité juridique | Américaine | Entités juridiques organisées ou dont l’activité est située aux États-Unis. | W-9 |
| Entité juridique | Non américaine | Entités non américaines autres que celles ayant l’obligation de soumettre les formulaires de certains cas particuliers (voir les informations ci-dessous concernant les formulaires W-8IMY, W-8EXP et W-8ECI). | W-8BEN-E |
| Entité juridique | Non américaine | Entités non américaines qui agissent en tant qu’intermédiaires en matière de distribution | W-8IMY |
| Entité juridique | Non américaine | Gouvernements non-américains, organisations internationales, banques centrales non américaines, organisations non américaines exonérées d’impôt, fondations privées non américaines ou gouvernements de propriétés américaines réclamant l’applicabilité de certaines exonérations fiscales. | W-8EXP |
| Entité juridique | Non américaine | Entités non américaines indiquant que leurs revenus sont liés à des échanges ou une activité aux États-Unis | W-8ECI |
Quelles sont les erreurs courantes sur les formulaires fiscaux à éviter avant de soumettre mon formulaire de retenue fiscale ?
Erreurs courantes sur les formulaires fiscaux (s’applique à tous les formulaires de retenue)
- Le formulaire n’est pas signé ou le nom devant figurer en majuscules est manquant (si applicable)
- Le formulaire n’est pas daté
- Le formulaire n’est plus valide (ne s’applique pas au formulaire W-9)
- Le numéro d’identification fiscale n’est pas fourni alors qu’il est requis
- Les cases de certification requises ne sont pas cochées
- Le type de formulaire fourni n’est pas approprié au vu de votre situation (par exemple, un formulaire relatif à l’entité est fourni pour un individu) – voir la FAQ Comment déterminer quel formulaire de retenue fiscale s’applique à ma situation, pour identifier les types de formulaires appropriés par type d’entité/résidence fiscale.
- L’adresse requise manquante (par exemple, l’adresse de résidence permanente est requise pour le formulaire W-8BEN-E)
Erreurs courantes sur le formulaire fiscal W-8BEN-E
- Le pays de constitution ou d’organisation est manquant
- Le chapitre 3 est manquant
- Le chapitre 4 est manquant
- Plusieurs statuts du chapitre 3 sont sélectionnés
- Plusieurs statuts du chapitre 4 sont sélectionnés
- La partie requise du formulaire n’est pas remplie conformément au statut sélectionné au chapitre 4 (par exemple, une institution ayant sélectionné « EENF active » comme statut au chapitre 4 doit remplir la partie XXV)
- Une partie du formulaire n’est pas conforme au statut sélectionné au chapitre 4 (par exemple, une institution ayant sélectionné « EENF active » comme statut au chapitre 4 doit remplir toute partie autre que la partie XXV )
- Les pièces justificatives nécessaires pour certifier le statut du chapitre 4 ne sont pas fournies (si applicable) (par exemple, une institution ayant sélectionné « Entité détenue en totalité par des bénéficiares effectifs exonérés » comme statut pour le chapitre 4 doit fournir une déclaration de bénéficiaire incluant les informations pertinentes décrites dans la partie XVI du formulaire.)
- Plusieurs cases de certification contenant des informations contradictoires sont sélectionnées (par exemple, une institution ayant sélectionné « EENF active » comme statut pour le chapitre 4, doit remplir la partie XXV et la partie XXVI du formulaire.)
- Le formulaire ne comprend pas toutes les pages requises
Si l’une des informations fournies sur votre formulaire W-8/W-9 venait à changer avant que vous receviez votre distribution, veuillez nous envoyer immédiatement une copie révisée de votre certificat de retenue par e-mail.